WhatsApp para gestorías: las 12 preguntas que tu asistente puede responder solo

En una gestoría, buena parte del WhatsApp son preguntas que se contestan siempre igual: plazos, documentos, tarifas, horarios. Responderlas a mano en plena campaña de la renta o en cada cierre trimestral quita horas al trabajo de verdad. Estas son las 12 preguntas que un asistente con IA puede responder solo, con tu información, y las que conviene que pasen siempre a un asesor.

Las 12 preguntas que puede responder solo

1. «¿Hasta cuándo puedo presentar la renta?» Con las fechas de la campaña que tú cargues (normalmente, de abril a finales de junio) y las de la domiciliación.
2. «¿Qué documentos tengo que traer?» La lista para cada trámite: renta, alta de autónomo, sociedades, herencias… Una lista clara ahorra la segunda visita.
3. «¿Cuánto cobráis por la declaración?» Tus tarifas, individual y conjunta, y qué incluyen.
4. «¿Cuándo hay que presentar el IVA del trimestre?» Del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y hasta el 30 de enero el último trimestre, con lo que necesitas de tu cliente y cuándo.
5. «¿Qué necesito para darme de alta como autónomo?» Pasos, documentos y qué hace la gestoría por él.
6. «¿Me lleváis la contabilidad? ¿Cuánto cuesta?» Tus servicios y precios por tipo de cliente.
7. «¿Cómo os envío las facturas?» Por dónde y en qué formato: correo, plataforma, el propio WhatsApp.
8. «¿Hacéis herencias / sociedades / extranjería?» Qué servicios ofreces y cuáles no.
9. «¿Cuál es vuestro horario? ¿Dónde estáis?» Horario, también el de campaña, y dirección.
10. «¿Me dais cita esta semana?» No hace falta que el asistente vea tu agenda: recoge nombre, teléfono, trámite y franja, y tu equipo confirma la hora.
11. «Soy nuevo, ¿cómo empiezo con vosotros?» Cómo es el alta de un cliente y qué se necesita.
12. «¿Cómo pago vuestros servicios?» Formas de pago, domiciliación y cuándo se cobra.

Las que siempre deben pasar a un asesor

• Su caso concreto: «¿me puedo deducir esto?», «¿me conviene la conjunta?». El asistente informa en general y pasa la pregunta a un asesor.
• Notificaciones y requerimientos de Hacienda: que el cliente no lo deje pasar, que os envíe el documento y que un asesor le llame.
• Quejas, errores y facturación.
• Todo lo que no esté en tu información: un buen asistente dice que no lo sabe y avisa a tu equipo, en lugar de inventarse una respuesta.

Cómo prepararlo en una tarde

• Reúne tu calendario fiscal, la lista de documentos por trámite y tus tarifas. Si están en tu web, el asistente puede leerla.
• Escribe las normas: qué no debe responder nunca (asesoramiento personal) y cuándo pasar a una persona.
• Crea un formulario de cita con cuatro o cinco preguntas.
• Pruébalo con las preguntas reales de tu última campaña y añade lo que falte.

¿Y la privacidad?

Tus clientes te envían datos fiscales. Pide a tu proveedor que los aloje en la Unión Europea, que firme contigo un contrato de encargo y que te deje decidir cuánto tiempo se guardan las conversaciones. Y que el primer mensaje avise de que responde una inteligencia artificial: lo exige el artículo 50 del Reglamento de IA.

En Elocuenta lo montamos así: el asistente responde con tu información en WhatsApp y en tu web, recoge las citas y pasa a tu equipo lo que necesita un asesor, con los datos en España. Lo tienes en detalle en Elocuenta para gestorías.